Zaznamenávanie
Vedenie presných a úplných záznamov je viac ako len právna požiadavka; je to dobrý nápad.
Zdokumentovali sme, čo sme urobili, aby sme zabránili strate sluchu spôsobenému hlukom?
-
Keď zamestnávatelia dokumentujú, ako a kedy implementujú každý prvok Programu ochrany pred stratou sluchu (HLPP), môžu byť lepšie pripravení na preukázanie súladu so smernicou 2003/10/ES o fyzikálnych látkach (hluk).
Okrem toho dobré záznamy môžu poskytnúť dôkazy, ktoré pomôžu zamestnávateľovi presne sledovať vypočutie zamestnancov v priebehu času, a ak je to potrebné, zaznamenávajú prípady straty sluchu spôsobené hlukom súvisiacim s prácou a/alebo odpovedajú na nároky na náhradu škody zo strany pracovníka.
Kľúčové Poučenia
-
- Správna dokumentácia krokov prijatých na zabránenie stratám sluchu vyvolaným hlukom (NIHL) prináša úžitok zamestnávateľovi aj pracovníkom vystaveným hluku.
- Úplné a presné záznamy sú potrebné na určenie toho, či posun prahu počutia súvisí s prácou.
- Smernica o fyzikálnych činiteľoch (hluk) 2003/10/ES vyžaduje, aby zamestnávatelia dokumentovali výsledok primeraného hodnotenia rizika vrátane merania expozície spolu s podrobnými údajmi o zdravotnom dohľade.
- Dobré uchovávanie záznamov uľahčuje zamestnávateľom hodnotenie účinnosti HLPP.
Začíname s vedením záznamov
-
Krok 1. Určte, ktoré záznamy sa budú uchovávať
Mnoho firiem prijíma filozofiu dokumentovať všetko", zatiaľ čo iní vedú záznamy o tom, čo je potrebné. Napriek mimoriadnej snahe, ktorá je potrebná na zdokumentovanie všetkých krokov, ktoré sa podnikli na zníženie vystavenia zamestnancov nebezpečnému hluku, môže to pomôcť posilniť schopnosť zamestnávateľa preukázať účinnosť svojho programu na ochranu sluchu v prípade inšpekcie, auditu alebo hodnotenie programu.
-
Krok 2. Definujte proces vedenia záznamov
Zvážte, či sa záznamy programov uchovávania zvuku uchovávajú elektronicky alebo v papierovej podobe alebo v oboch prípadoch a či sa záznamy budú uchovávať v centrálnej databáze alebo na každom mieste. Dobre definovaný proces, ktorý sa dôsledne dodržiava, pomáha znižovať pravdepodobnosť chýbajúcich záznamov a môže zvýšiť užitočnosť údajov.
-
Krok 3. Určte, kto bude mať prístup k záznamom
Pre každý druh informácií, ktoré sú zahrnuté v záznamoch POS, zamestnávateľ musí rozhodnúť, kto je zodpovedný za uchovávanie údajov a kto bude môcť zobraziť záznamy po ich uložení. Obmedzenie prístupu k záznamom pre tých, ktorí potrebujú skontrolovať údaje na účely riadenia programu, pomáha znižovať možnosť, že záznamy sú nejakým spôsobom ohrozené alebo neúmyselne upravené alebo vymazané.
-
Krok 4. Zaviesť bezpečnostné opatrenia na zabezpečenie riadneho prístupu k záznamom a manipulácie s nimi
Keďže záznamy programov na ochranu sluchu môžu obsahovať dôverné zdravotné informácie, odporúča sa, aby boli tieto záznamy chránené, aby pomohli chrániť súkromie jednotlivých pracovníkov a zabezpečili prístup k citlivým údajom iba tím, ktorí majú príslušné poverenia. Okrem toho môžu existovať platné predpisy o ochrane osobných údajov alebo zdravia, ktoré upravujú ukladanie, prístup k informáciám alebo ich prenos, preto sa obráťte na svojho právneho poradcu a zabezpečte úplné dodržiavanie takýchto pravidiel a predpisov.
Čo je to potrebné?
Vo všeobecnosti by sa záznamy o zdravotnom dohľade pre jednotlivých pracovníkov mali uchovávať v súlade s vnútroštátnymi právnymi predpismi alebo lekárskou praxou.
- Aktuálne zhrnutie všetkých predchádzajúcich záznamov o zdravotnej kontrole
- Dostupnosť údajov pre budúce použitie
- Zabezpečenie prísneho utajenia medzi zamestnancom a praktickým lekárom.
- Prístupnosť osobných údajov, toho, koho sa to týka
Typy záznamov o testoch sluchu, ktoré sa majú uchovávať, zahŕňajú:
- Meno a klasifikácia zamestnanca
- Dátum audiogramu
- Meno prieskumníka
- Dátum poslednej kalibrácie audiometra
- Najnovšie posúdenie expozície hlukom zamestnanca
- Meranie hladiny zvuku pozadia v miestnosti, kde sa vykonáva audiometrické testovanie
Základy vedenia záznamov
Výhody získané, keď zamestnávatelia starostlivo zaznamenávajú, čo robia, aby zabránili strate sluchu, sú z veľkej časti úmerné presnosti, úplnosti a prístupnosti dokumentov.
-
Presnosť
Väčšina rozhodnutí osôb, ktoré riadia HLPP, závisí od kvality údajov uchovávaných zamestnávateľom. Ak údaje obsahujú chyby alebo existujú nadmerné rozdiely, môže to viesť rozhodovateľov k pochybnostiam o správnosti záznamov a sťažiť ich dôveru v riadenie ich programu. Ak chcete zabrániť tomu, aby sa to stalo, vytvorte robustný proces vedenia záznamov a overte, či kľúčoví ľudia v programe sledujú tento proces. Každá osoba, ktorá má prístup k záznamom HLPP, by mala byť vyškolená, aby vyhľadala náznaky, že záznamy nie sú presné alebo neodrážajú to, čo sa vykonalo pri implementácii programu. Okrem toho sa poraďte so svojím právnym poradcom, aby ste sa uistili, že sú dodržané všetky platné vládne pravidlá a predpisy týkajúce sa ukladania, prístupu k osobným a zdravotným informáciám a ich prenosu.
-
Úplnosť
Záznamy sú najužitočnejšie, keď sú úplné a sú udržiavané konzistentne v priebehu času. Toto je obzvlášť dôležité, pokiaľ ide o údaje audiometrických testov. Ak audiometrické záznamy naznačujú, že zamestnanec zaznamenal zmenu prahu počutia, môže zamestnávateľ chcieť vykonať následné opatrenia. Chýbajúce záznamy, nepresné informácie alebo medzery v údajoch sťažujú audiologovi alebo lekárovi, ktorý kontroluje záznamy, aby urobili toto rozhodnutie, a zamestnávateľ nemôže mať inú možnosť, ako predpokladať, že strata sluchu je spojená s prácou.
-
Prístupnosť
Hoci je potrebné zachovať bezpečnosť záznamov, zamestnávatelia musia sprístupniť kľúčové záznamy zamestnancom, ich zástupcom, členom tímu na prevenciu straty sluchu a inšpektorom alebo zástupcom regulačných agentúr. Ak chcete pomôcť udržať kontrolu nad dokumentmi, vytvorte systém, v ktorom obmedzený počet ľudí, ktorí majú priamy prístup k záznamom, môže zdieľať kópie dokumentov s ostatnými, ktorí ich potrebujú zobraziť.
Okrem základov
-
Zachovanie záznamu
Zvyčajne sa záznamy o meraniach vystavenia hluku so záznamami z testov sluchu uchovávajú na neurčitý čas.
Zvážte vedenie ďalších záznamov za rovnaké časové obdobie vrátane tých, ktoré súvisia s:
- Školením zamestnancov
- Fit-testovaním pre ochranu sluchu
- Projektami na kontrolu hluku
- Otoskopickými výsledkami (podľa potreby)
-
Ochrana osobných údajov
Vnútroštátne právne predpisy definujú, ako sa musia chrániť zdravotné informácie a ako môžu zamestnávatelia a poskytovatelia zdravotnej starostlivosti zdieľať dôverné zdravotné informácie. Vždy dodržiavajte vaše vnútroštátne právne predpisy týkajúce sa usmernení na ochranu údajov.
Okrem toho sa poraďte so svojím právnym poradcom, aby ste sa uistili, že sa dodržiavajú všetky platné vládne pravidlá a predpisy, pokiaľ ide o ukladanie, prístup k osobným a zdravotným informáciám a ich prenos.
Zvážili ste?
-
- Vykonávanie periodických auditov s cieľom identifikovať medzery v programových záznamoch?
- Vytvorenie centrálnej databázy dokumentov HLPP zo všetkých miest vo vašej spoločnosti, ktoré umožnia prístup ku kľúčovým ľuďom?
- Vytvorenie systému vyžiadania dokumentov, ktorý umožní tým, ktorí potrebujú skontrolovať kľúčové záznamy, aby k nim získali prístup?
- Zabezpečenie audiometrických údajov s rutinnými zálohami a dlhodobým ukladaním a prístupnosťou?
DÔLEŽITÁ POZNÁMKA:
Tieto informácie sú založené na vybraných súčasných národných požiadavkách. Ďalšie požiadavky krajiny alebo miestne požiadavky sa môžu líšiť. Vždy si prečítajte pokyny používateľa a dodržujte miestne zákony a predpisy. Táto webová stránka obsahuje prehľad o všeobecných informáciách a nemali by ste sa na ne spoliehať pri rozhodovaní. Čítanie týchto informácií neprokazuje a neosvedčuje odbornosť v oblasti bezpečnosti a ochrany zdravia. Informácie sú aktuálne k dátumu uverejnenia a požiadavky sa môžu v budúcnosti zmeniť. Na tieto informácie by ste sa nemali spoliehať izolovane, pretože obsah je často sprevádzaný dodatočnými a/alebo objasňujúcimi informáciami. Musia sa dodržiavať všetky platné zákony a predpisy.
Ďalšie informácie vám poskytne miestna kancelária spoločnosti 3M.